3 Claves para que la gestión de tu consultorio resulte más ágil

¿Qué es gestión de consultorios?

La gestión de los consultorios médicos es la parte de la administración que se ocupa de definir los objetivos estratégicos, delinear los planes y programas y coordinar a los recursos necesarios de manera eficaz y eficiente, con el fin de maximizar las utilidades.

La atención de un consultorio médico no sólo implica una adecuada atención de los pacientes, sino también gestión de grillas médicas, la facturación a las obras sociales, pacientes particulares, convenios especiales, registro de documentación en el Ministerio de Salud, seguimiento de la cadena de pagos, etc.

El rol de la tecnología de la información es de considerable importancia en la eliminación de tareas repetitivas y de aquellos procesos que no agregan valor. La gestión de las historias clínicas, la factibilidad de conexión con las áreas de rayos, laboratorio, hemodinamia, permiten que el profesional médico pueda cumplir su tarea con mayor eficiencia. Por otra parte, la integración con el sistema de gestión administrativa contable, la secretaría del consultorio, el área de facturación, etc. es importante en la maximización del beneficio.

Claves para la gestión ágil del consultorio

Un clásico comentario es la queja de los pacientes en las salas de espera, la cantidad de documentos a procesar para el registro de los turnos, control de la afiliación a las obras sociales, y demás gestiones administrativas necesarias para el funcionamiento del consultorio.

Algunos tips para mejorar la calidad de atención y gestionar con agilidad la atención médica son los siguientes:

1. Planificación:
Las tareas deben estar debidamente programadas para evitar imprevistos, la cohesión de los planes y programas con la visión y la misión permiten optimizar la gestión del consultorio, maximizando los beneficios para la organización en su conjunto. El diseño de indicadores de desempeño contribuye al control continuo de las actividades para determinar los desvíos y tomar las medidas que resulten necesarias para el cumplimiento de los objetivos planteados.

2. Reducir los tiempos de espera:
Para gestionar correctamente los tiempos debe haber una coordinación armónica desde que el paciente se acerca a la secretaría para registrarse y abonar los gastos de consulta, hasta que sale del consultorio médico. Las herramientas de la investigación operativa proveen los elementos necesarios para poder calcular el tiempo promedio de espera, y otros indicadores que ayudarán a minimizar el lapso en el que el paciente permanece en la sala de espera.

3. Clasificar la consulta:
Conocer de antemano las razones de las consultas contribuye a la clasificación de los pacientes, agruparlos según las urgencias clínicas, como así también, orientarlos para que sean atendidos por el especialista que más se adecúe a sus necesidades.

4. Minimizar los tiempos en el consultorio:
El uso de las tecnologías de la información, como el correo electrónico, whatsapp, etc. aumentan la velocidad de circulación de la información y la comunicación con el paciente. Es por ello que es importante confirmar la asistencia de los pacientes con antelación a fin de poder garantizar que la grilla se encuentre siempre completa con personas que con seguridad asistirán. De esta manera se evitan momentos ociosos de los profesionales y el personal de soporte administrativo.

5. Personalizar el trato:
Conocer a los pacientes, llamándolos por su nombre, interesándose por su caso particular, ayuda a mejorar la calidad de la atención y la empatía.

6. Incorporar innovación tecnológica:
La integración de los sistemas de información es relevante para poder centralizar toda la información en un solo lugar, agilizando la atención al paciente. El uso de historia clínica digital integrada ayuda a que los profesionales puedan ver estudios en línea, repasar antecedentes inclusive de otras especialidades, mejorando la calidad de atención. Por otra parte, desde el punto de vista administrativo ayuda a poder gestionar y procesar cobranzas de obras sociales, presentación de liquidaciones para la cobranza, etc.

7. Presencia en web:
Las posibilidades del trabajo online permiten mejorar la calidad de atención a los pacientes, desde el momento en que permiten que se puedan gestionar turnos, descargar estudios realizados y compartirlos, acceder a los resúmenes de historia clínica, etc. Por otra parte, agilizan la atención médica si los profesionales tienen acceso remoto para la evolución de pacientes en el internado, la revisión de estudios, el contacto remoto con pacientes a través de correo electrónico o videollamada, etc. son algunas de las formas de reducir la circulación en consultorios brindando una atención personalizada y eficiente.

Por otra parte, las estrategias de marketing digital con presencia en las redes sociales, blogs, revistas digitales, etc. contribuyen a incrementar el flujo de pacientes en el consultorio.

8. Capacitación:
Es un punto importante en toda organización ya que proporciona mayor empowerment a todos los sectores. La inversión en conocimiento se traduce en un importante valor agregado en el producto final, en este caso, en la prestación de los servicios médicos. Por otra parte, las reuniones de capacitación, en el uso de los sistemas informáticos de la clínica redunda en una reducción de los tiempos de trabajo y una mejora en la calidad del servicio.