Consejos para mejorar la atención en los consultorios

Importancia de la atención en consultorios

La atención en consultorios puede resultar una cuestión de complejidad cuando se quiere mejorar la calidad de las prestaciones que reciben quienes acuden diariamente. En este sentido, existen múltiples tareas y acciones a realizar para la mejora continua, haciendo óptimos los resultados obtenidos.

Las ventajas de las mejoras en la productividad se traducen en los siguientes aspectos:

1) Ordenamiento de los procesos de trabajo:

Se conoce de forma específica que tareas debe realizar cada uno de los miembros del consultorio, evitando duplicaciones, pérdidas de tiempo, y estandarizando los procedimientos.

2) Mejor velocidad de circulación de la información:

La necesidad de disponer de la información en tiempo y forma permite el trabajo más eficiente y eficaz.

3) Mejora en la imagen:

Las contribuciones a la productividad se ven reflejadas en la imagen del consultorio ante los pacientes y demás personas que asisten diariamente.

4) Mejor clima laboral:

Los beneficios en el ambiente de trabajo son indudables ya que se crea un espacio de trabajo ameno

Consejos para mejorar la atención de consultorios

Las estrategias que contribuyen a mejorar la productividad en los consultorios implican algunas de las siguientes acciones:

1) Calidad del contacto con el paciente:

La introducción de mejoras en la calidad la atención telefónica, introduciendo el uso de CRM, registro de incidencias, etc. en el manejo de la agenda, como así también las líneas rotativas y central de llamadas.

2) Comunicación por redes sociales:

Con el advenimiento de estas nuevas formas de comunicación, se debe estar presentes en todas las alternativas a fin de brindar posibilidades más amplias y eficientes de contacto, quizás segmentando el público usuario.

3) Minimizar el tiempo de espera:

La sala de espera no debe ser un repositorio de pacientes. Los tiempos en que permanecen debe ser el mínimo posible, por ello se debe calcular la cantidad de horas hombre que insume al profesional la atención de cada uno de sus pacientes. De esta manera se logra otorgar los turnos en el momento en el que realmente podrán ser atendidos. También son de ayuda los diagramas de flujo, la segmentación de según

el tipo de tareas a realizar. Por ejemplo, consultas sin estudio previo los lunes, emisión de certificados los martes, y así sucesivamente.

4) Mejorar la calidad de las prestaciones en el momento de la admisión:

Este momento debe estar lo más estandarizado posible, inclusive con el uso de inteligencia artificial. Una buena manera es diagramar la atención de particulares separada de aquellos que disponen de obra social, separar la caja de las secretarias que analizan los documentos del paciente, también se puede gestionar la precarga de los documentos en web, antes del día o del horario del turno.

5) Higiene:

Dada la alta circulación de pacientes con diversos tipos de enfermedades, se deben extremar las medidas de higiene. En este caso, si es necesario, se debe reforzar en los horarios de mayor rotación de personas.

6) Mejorar la comunicación:

El flujo de comunicación entre el personal de la administración, la recepción y el personal médico resulta esencial para la eficiencia y la eficacia en la atención a los pacientes. La información debe estar disponible para todos por igual a fin de que puedan gestionar las incidencias que se requieran. En este sentido, será importante la incorporación de las herramientas TIC, de automatización de oficinas.

7) Estandarizar los procesos de manejo de insumos:

Los consultorios deben estar provistos de todos los elementos necesarios para la atención de los pacientes, por lo que desde la secretaría, o el personal de enfermería, asistentes, etc. deben encargarse de que todo se encuentre en orden antes del inicio de la atención al público, como así también, reponer periódicamente todo lo que se consuma durante la jornada.

8) Distribución de funciones:

La separación de funciones debe ser clara y precisa. Cada quien debe conocer en detalle qué es lo que tiene que hacer, en qué momento, el tiempo que se designa para cada tarea, etc. Para ello es conveniente el desarrollo de un organigrama, manuales de procedimiento, y demás documentación necesaria para acreditar las formas de trabajo, los cuales deben estar debidamente actualizados.

9) Capacitación:

La inversión en horas de capacitación al personal se traduce en beneficios para todos desde el momento en que se comunican correctamente cuáles son las metas a lograr, en qué va a participar cada uno, también se comparten los diferentes puntos de vista y los aportes que cada uno de los sectores puede hacer para mejorar la forma de trabajo. Asimismo, resulta esencial para lograr la cohesión del grupo, la motivación, reducir el impacto negativo en la cultura organizacional, la dinámica de grupos y los líderes naturales.

10) Motivación del personal:

A los fines de lograr la adecuada motivación se puede recurrir a diferentes estrategias como los premios por productividad, beneficios exclusivos en los seguros sociales, etc.