Secretario médico: el profesional indispensable en centros de salud

¿Qué es un secretario médico?

El secretario médico es aquel que se ocupa de brindar información a los pacientes, gestionar citas, recetas, brindar atención a visitadores médicos, atender los teléfonos, recibir los pagos, coordinar con el área de facturación médica, etc.

¿Cuáles son sus funciones?

Las funciones que cumplen los secretarios médicos son muy amplias y exigentes, como las siguientes:

1. Recibe a pacientes, colegas y todas las personas que llegan al consultorio: es muy importante esta función ya que es la primera imagen que se lleva el paciente, sin que ni siquiera haya recibido las prestaciones médicas objeto de su visita.

2. Atención telefónica: en algunas clínicas la atención de turnos está en manos de telefonistas del call center, mientras que las secretarias de consultorio se limitan a la atención telefónica de otro tipo de llamados, inherentes al día a día de la vida del consultorio y no vinculado a temas de agenda.

3. Evacuar las dudas y cuestiones planteadas por los pacientes y toda persona que se acerque al consultorio.

4. Gestionar la información de los médicos, es decir, manejar las historias clínicas, y demás registros puestos a su disposición.

5. Gestión de agenda, asignando turnos y citas. En algunos casos esta función esta en manos del call center.

6. Verificar y conservar actualizados los datos personales del paciente.

7. Transcripción de recetas y documentación para obras sociales, según indicaciones del médico.

8. Atención de visitadores médicos.

9. Preparación de la información de facturación.

10. Control de la asistencia de pacientes.

11. Asistencia al funcionamiento del consultorio en lo que se le solicite, por ejemplo, arbitrar los medios para que dentro de los consultorios los profesionales dispongan de los elementos necesarios para que realicen su trabajo.

12. Gestionar el ingreso de los pacientes para su atención.

13. Recibir los mensajes para el profesional.

14. Debe estar capacitada para el trabajo en equipo y bajo presión.

15. Gestión del archivo de documentación.

Perfil del secretario médico

Para poder ejercer la tarea de secretario médico se requiere capacitación para la función que se cumple, por lo que existen algunas habilidades necesarias para poder desempeñarse en el cargo. Algunas de estas habilidades son:

1. Resguardo del secreto profesional:
Conservar la privacidad de los datos de los pacientes, y la absoluta reserva de su trabajo diario es esencial para el buen desempeño de un secretario médico. Es por ello que debe ser perfectamente evaluado en el perfil de quien se postula a ocupar el cargo.

2. Atención al cliente:
La orientación al absoluto servicio al cliente, inclusive en momentos de sobrecarga de trabajo, es esencial. Su función es lograr la conformidad de los pacientes, que se sientan contenidos, auxiliándolos desde su puesto de trabajo en la presentación de la documentación necesaria para ser atendido, orientándolo en sus dudas, etc.

3. Jerga médica:
Debe tener conocimientos del vocabulario médico mínimo necesario para poder comprender lo que se solicite ya sea en la atención al público o en la coordinación del resto de la actividad del consultorio.

4. Atención telefónica:
La satisfacción de los pacientes se ve influenciada por la forma en que se reciben y se realizan las llamadas telefónicas, la calidad de la información que se brinda, la actitud colaborativa, la predisposición para resolver los planteos brindando alternativas de soluciones, resultan esenciales.

5. Conocimientos de herramientas de internet y ofimática:
En la era actual, el conocimiento del manejo del correo electrónico, CRM, agendas digitales, centrales de llamada inteligente, chat, redes sociales, resulta esencial para desarrollar con eficiencia su función, ya que constituyen medios de comunicación con pacientes, médicos, administración y sus pares.

6. Capacidad de comunicación:
La habilidad de entablar relaciones sociales empáticas resulta esencial a fin de garantizar la correcta atención a pacientes y profesionales durante su jornada laboral.

7. Facturación:
A pesar de que quizás no tenga formación en contabilidad, los conocimientos de las normativas de facturación médica, requisitos exigidos para las liquidaciones a las obras sociales resultan muy importantes para el cumplimiento de la función de secretario médico. Es relevante que todos los miembros de los sectores operativos conozcan los pasos a seguir en materia de recaudación, ya que se encuentra en contacto con el paciente y lo recibe antes de la consulta, revisando los carnets de afiliación, emitiendo las órdenes de consulta, registrando los pagos, etc.

8. Software específico:
El conocimiento del software médico es relevante para la gestión del trabajo diario. La habilitación de las historias clínicas, emisión de órdenes para estudios, impresión de grilla de pacientes diaria, entre otras tareas. La integración de las herramientas de informática contribuye al manejo eficaz y eficiente del consultorio, permitiendo mejorar la calidad de atención a los pacientes, optimiza los tiempos de los profesionales, agiliza la circulación de la información en todos los niveles y permite el cálculo de los indicadores de gestión necesarios para el control periódico.