Tips para automatizar un consultorio

¿Qué significa automatizar un consultorio?

La automatización de un consultorio es trabajar para atraer mayor cantidad de pacientes. Como punto de partida está la correcta planificación de tiempos y tareas, uso de formularios estandarizando procesos, eliminación de actividades que no agregan valor ni contribuyen al logro de los objetivos estratégicos. En este sentido, “automatizar” no necesariamente involucra a la tecnología informática, sino que se traduce en una mejor manera de hacer las cosas. Eliminar la burocracia, diseño de puestos de trabajo ágiles, correcta separación de funciones y asignación de tareas a quienes están mejor capacitados para llevarlas a cabo, etc.

Ventajas de la automatización de consultorios

La automatización de un consultorio trae aparejadas muchas ventajas:

1. Productividad:
Automatizar significa mejorar los procesos estandarizándolos, de esta manera se eliminan tiempos ociosos, tareas repetitivas, se asignan funciones en base a las destrezas y capacidades de cada uno, etc. Todo ello se traduce en una considerable mejora de los indicadores de productividad.

2. Marketing personalizado:
La segmentación de los pacientes según edad, género, intereses permite orientar las comunicaciones en forma más personal. La publicidad en redes sociales etiquetando por grupos de interés permiten una campaña totalmente orientada a los intereses particulares.

3. Costos:
Unificar la plataforma digital permite concentrar los esfuerzos en un solo lugar, de esta manera se reducen los costos relacionados y se eficientiza la tarea.

4. Mejora el clima organizacional:
El trabajo ordenado contribuye a la motivación del personal y la mejora en el clima.

5. Fidelización:
Trabajar en la mejora continua de los procesos internos contribuye a la creación de programas de fidelización. Al igual que con cualquier otro servicio se pueden ofrecer un pack de controles de rutina con resultados en el día, entrega de resultados en forma electrónica, atención mediante videollamada, etc. Todo ello redunda en mayor afluencia de pacientes y su conformidad con los resultados obtenidos.

Guía paso a paso para automatizar un consultorio

Para lograr una automatización de un consultorio exitosamente es conveniente seguir pasos como los siguientes:

1. Planificación:
En esta etapa es necesario conocer en profundidad la visión y la misión a lograr, determinar cuáles son los estándares a alcanzar, el desarrollo de los indicadores y los instrumentos necesarios para su medición.

2. Optimizar procesos:
Trabajar sobre las tareas, el tiempo insumido para su realización, los tiempos de espera, etc. contribuye a eliminar el tiempo ocioso, detectar los excesos de capacidad instalada y ociosa, y proceder a la reasignación de funciones de manera que toda acción que se ejecute se haga desde el punto de vista de su contribución al mayor valor agregado.

3. Gestionar la agenda:
El uso de herramientas de software y hardware en el control de la agenda de los profesionales permite eliminar los excesos de espera en las salas, reducir las inasistencias de pacientes asignando tiempos a aquellos que realmente requieren de la atención. En esta función es común el uso de mensajes de texto, correos electrónicos o llamadas para verificar la asistencia de los pacientes. Activar otros canales (turnero web) para la gestión de turnos descomprime la atención física y el call center.

4. Segmentar la demanda de los pacientes:
Agrupar los pacientes según sus necesidades contribuye a la redistribución eficiente de la atención, garantizando la atención inmediata a aquellos que más lo necesiten.

5. Digitalización de historia clínica y exámenes:
El uso de software que centralice la atención de los pacientes contribuye a una mayor velocidad en el flujo de información, poniendo a disposición de cualquier profesional de la clínica todos los antecedentes del paciente. Reduce los espacios físicos destinados al archivo de papeles, minimizando los costos de custodia y protección de la información, brinda la oportunidad de dar un mejor uso al espacio físico.

6. Introducción de inteligencia artificial en la atención:
Reduce los tiempos en la realización de los procesos operativos, minimiza las posibilidades de error, optimiza el uso de los recursos humanos para aquellas tareas de mayor complejidad.

7. Uso de la nube en los procesos:
Permite el acceso remoto, eficientizando la tarea de administrativos y profesionales. De esta manera, el acceso a los sistemas las 24 hs. permite la incorporación de talentos desde cualquier parte del planeta, reduciendo los costos de mano de obra. Por otra parte, el acceso a las historias clínicas desde cualquier dispositivo ayuda a los médicos a la evolución diaria del internado, revisión de estudios brindando tratamiento en forma remota, etc.

8. Marketing:
El posicionamiento de la clínica en el mercado es muy importante para atraer el mayor flujo de pacientes. La presencia en redes sociales, la organización de ateneos, cursos, conferencias, charlas a la comunidad, publicación de trabajos en medios periodísticos en papel y digitales, organización de webinars, contribuyen a llegar más a la comunidad invitándola a atenderse con nuestros profesionales.