La ofimática como herramienta para tu consultorio
¿Qué es Ofimática? ¿Por qué es importante?
La palabra ofimática se refiere a las herramientas y tecnologías que contribuyen a facilitar y mejorar las tareas que se desarrollan en una oficina (Watch&Act, 2020). Por lo que, se puede afirmar que contribuye a optimizar la productividad de los recursos humanos afectados a estas tareas dentro de la organización.
La evolución de las herramientas tecnológicas ha sido determinante en el proceso de mejora continua de los puestos de trabajo en las oficinas. No sólo han facilitado la forma de realizar las tareas de procesamiento de datos, sino también han contribuido a la velocidad de las comunicaciones, han creado nuevas formas de circulación de la información reduciendo drásticamente los tiempos. Asimismo, se ha suscitado un cambio paradigmático, mudándose la oficina a los hogares, inclusive transportándola en un teléfono inteligente.
Entre las herramientas ofimáticas más utilizadas se puede mencionar al paquete MS OFFICE, con todas sus aplicaciones. En este sentido, cabe señalar que sus virtudes se han expandido en todos los sectores sociales y en todos los grupos etarios. Desde el punto de vista empresarial, no existe en la actualidad sector de la economía que no las aplique.
Sin embargo, corresponde destacar que la ofimática no se limita a las tareas realizadas por un ordenador, sino que involucran a todos los niveles y procesos organizacionales. Con la evolución de internet, no se limita sólo al ámbito científico y técnico, industrial, o comercial, sino que ha sido incorporado en los hogares.
En la actualidad, ha tenido incidencia en aspectos de la vida personal del ser humano produciendo cambios en las formas de relacionarse entre sí. Este fenómeno ha sido acentuado por la rápida proliferación de las redes sociales que permiten a un gran número de personas conectarse, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren. Asimismo, contribuyen a que la información se transmita con alta velocidad, permitiendo que cualquiera pueda crear contenido e incorporarlo a la web.
Las redes sociales también han incursionado en las relaciones de negocios y se convirtieron en las nuevas vidrieras, en las que se exponen productos y servicios de todas partes del globo. También, permiten que se vinculen e integren todas las etapas del ciclo de producción.
Dada la importancia de la Ofimática en todos los sectores, inclusive en el ámbito de la medicina, se ofrecen una multiplicidad de cursos en Perú que logran cubrir las destrezas necesarias. Mayoritariamente, se dictan en institutos no universitarios, con diversos planes de estudio y plazos de duración. Se ofrecen para capacitar al interesado en las herramientas de MS Windows, MS Office, creación de gráficos, tablas, etc.
Dependiendo el sector de la organización en el que se desempeñe resultará necesario el conocimiento de gestores de bases de datos, software de gestión administrativa y contable, software de procesamiento de datos estadísticos, herramientas gráficas, software para trabajo remoto, etc.
Herramientas más utilizadas
Las organizaciones de todos los rubros y actividades económicas son usuarias de los paquetes de oficina que permiten la automatización de las tareas. Los softwares más utilizados en el mercado son los siguientes:
1) Procesadores de texto:
Estas herramientas han sustituido a las tradicionales máquinas de escribir, el uso de ficheros, las historias clínicas en papel, etc. Permiten la creación, edición, modificación, archivo y manipulación de diversos documentos. Asimismo, provee de herramientas para diseño de los documentos, como plantillas, inserción de marcas de agua, firmas digitales, imágenes, hipervínculos, etc.
2) Planillas de cálculo:
Permiten realizar el procesamiento de grandes volúmenes de datos, registrar desvíos, calcular promedio, analizar el comportamiento de las variables, servir para la alimentación de otras bases de datos, crear reportes financieros, estadísticos, etc.
3) Bases de datos:
Son las que se ocupan del resguardo de datos de proveedores, pacientes, clientes, inventarios, etc. Permiten manipular los datos, filtrarlos, clasificarlos e integrarlos a otras herramientas para la elaboración de informes y reportes de diversa índole.
4) Correo electrónico:
Esta herramienta ha revolucionado las formas de comunicarse permitiendo que la información llegue a su destinatario de modo instantáneo independientemente del lugar del planeta en el que se encuentre. Sus utilidades son innumerables, ya que no sólo se transmiten textos sino también se comparten fotografías, videos, grabaciones de multimedia, etc.
5) Presentaciones:
Son instrumentos que permiten realizar presentaciones en cursos, reuniones de trabajo, comunicados a pacientes en las salas de espera, etc. De este modo, se integran a las restantes herramientas eficientizando la labor diaria y las comunicaciones entre todos los miembros de la organización y los nexos exteriores a la misma.
